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Agenda et planning manuel

L'agenda (E6b) est l'écran sur lequel l'équipe de l'établissement traite les demandes, affecte les rendez-vous et organise la journée.

La V1 fournit un planning entièrement manuel. Ce n'est pas une version dégradée du moteur d'affectation : c'est un écran distinct, avec sa propre logique.

1. Vues​

  • Vue jour et vue semaine.
  • Affichage par ressource ou par praticien.

Chaque rendez-vous affiché porte la prestation, le client, la ressource et le praticien affectés, et l'horaire.

2. File des demandes entrantes​

Les réservations faites en ligne arrivent dans une file d'attente de traitement. Elles ne sont pas placées automatiquement dans le planning.

3. Acceptation ou refus​

Le gérant ou le responsable décide pour chaque demande :

  • Accepter : il affecte une ressource et un praticien (cf. §4). La réservation est confirmée et le client notifié.
  • Refuser : la demande est rejetée, le client est notifié, et un éventuel paiement en ligne doit être remboursé (cf. Annulation).

4. Affectation manuelle​

L'équipe choisit la ressource et le praticien de chaque rendez-vous.

Le système facilite le choix, sans le faire à la place de l'équipe : il propose les ressources du type requis et les praticiens ayant la compétence requise.

5. Déplacement et modification​

Un rendez-vous peut être :

  • Déplacé par glisser-déposer, vers un autre horaire, une autre ressource ou un autre praticien.
  • Modifié : changement d'horaire, de prestation, de praticien.

Le client est notifié des changements qui le concernent (cf. Notifications).

6. Blocage de créneau​

L'équipe peut bloquer un créneau pour une indisponibilité ponctuelle : réunion, maintenance d'une cabine, formation. Un créneau bloqué n'est plus proposé dans le tunnel de réservation.

7. Traçabilité complète​

Toute affectation est enregistrée. C'est la base de la démonstration V2.

Pour chaque rendez-vous, le système conserve :

  • La ressource et le praticien affectés, et leurs changements successifs.
  • L'horaire prévu et l'horaire réel (cf. Check-in).
  • L'auteur et la date de chaque décision : acceptation, refus, affectation, déplacement.

Après quelques mois d'exploitation, cet historique permet de rejouer ce qu'aurait produit le moteur d'affectation de la V2, sur les propres données du client, avant toute activation. C'est l'argument commercial de la V2.

8. Points à préciser​

  • Qui peut accepter, refuser et affecter : gérant, responsable, autres rôles ? (cf. Rôles et droits).
  • Saisie d'un rendez-vous directement dans l'agenda (client au téléphone ou au comptoir).
  • Contrôles à l'affectation : conflit de ressource, praticien absent, incompatibilité de mixité. Blocage ou avertissement ?
  • Délai maximum de traitement d'une demande, et comportement si elle n'est jamais traitée.
  • Saisie d'un motif de refus.
  • Mode de saisie de l'horaire réel (début et fin de prestation).